Yksityisellä sektorilla ulkoistamispäätökset tehdään systemaattisen harkinnan tuloksena. Palvelujen ulkoistamispotentiaali tunnistetaan säännöllisen toiminnansuunnittelun yhteydessä. Tutkimuksemme perusteella julkisella sektorilla säännölliset arviointirutiinit pääosin loistavat poissaolollaan ja ulkoistamispäätökset tehdään pakon edessä tai ratkaisuna palvelutuotannon ongelmiin.
Muutokset palvelun volyymissä (merkittävä lisäys tai lasku) sekä hyvä markkinatilanne palveluntuotannossa ovat suositeltavia lähtökohtia ulkoistamiselle. Volyymivaihtelut aiheuttavat skaalautuvuustarpeen, jonka hallitseminen omassa tuotannossa, jossa asiakaskunta on rajallinen, ei ole kustannustehokasta. Jotta ulkoistamisella saavutetaan kustannus- ja tehokkuushyötyjä on markkinoilla lisäksi toimittava riittävä määrä palveluun erikoistuneita yrityksiä, joille riittää asiakkuuksia ulkoistamista harkitsevan organisaation lisäksi.
Julkista palvelua ei tule ulkoistaa, jos se pystytään itse tuottamaan yhtä tehokkaasti ja laadukkaasti kuin markkinoilla. Mistä tuotannon tehokkuuden ja laadun verrattuna yksityiseen tuotantoon voi sitten tietää? Osana ulkoistamisen harkintaa on suoritettava kustannusanalyysi, joka kattaa arvion sisäisestä tuotannon kustannusrakenteesta ja -tasosta sekä vastaavien tietojen selvittämisen markkinoilla toimivista yrityksistä. Laadusta saa käsityksen käymällä potentiaalisten palvelutuottajien kanssa markkinavuoropuhelua. Tehty kustannusanalyysi sekä markkinavuoropuhelussa täsmentyvä kuvaus palvelusta, jonka ulkoistamista harkitaan, ovat työkaluja myös sisäisessä palvelujohtamisessa.
Julkaisuprosessissa olevassa vertailevassa tutkimuksessamme olemme tunnistaneet neljä sekä yksityisellä että julkisella sektorilla hyväksi todettua käytäntöä harkintaan siitä, tulisiko palvelu tuottaa itse vai hankkia markkinoilta:
Tunnistettujen toimien soveltaminen tuo julkisen sektorin palvelutuotannon ja sen johtamisen lähemmäksi yksityisen sektorin hyväksi todettuja käytäntöjä. Palvelutuotannon nykyistä tarkempi mittaaminen, hallinta ja seuranta – ulkoistetaan tai ei – ovat kestävän julkisen talouden edellytyksiä.
Julkaisu perustuu Suvituulia Taposen ja Katri Kaupin Global Operations and Strategic Sourcing -lehdessä julkaistuun tutkimusartikkeliin “Service outsourcing decisions – a process framework.”
