Momentti 11: Tavoittelemisen arvoista hankintaa

Villi Vaikuttajaa pohdituttaa ja harmittaa. Edellistä kilpailutusta ei tullut mietittyä ihan loppuun asti, mikä johti turhaan työhön hankintatarpeen kadottua kesken kisan. Jottei sama toistu, on tilanne selkeytettävä. Kokemuksesta viisastunut Villi ottaa hankinnan tarvekartoituksen ja valmistelun ensimmäiseksi selvitettäväksi asiaksi. Elefanttia ei voi syödä kokonaisena, eikä kaikkia hankintaan liittyviä ohjeistuksia voi saada kerralla valmiiksi.  

Villi eläytyy tilanteeseen, jossa hankkiset ovat aloittamassa hankintaa. Miten hankinta tehdään, jotta siitä olisi aikanaan hyötyä hankintayksikölle, tai ettei päädytä työllistämään joukkoa yrityksiä tarjouksen eteen, joka ei sitten koskaan johda mihinkään.  

”Eihän asia nyt voi erityisen monimutkaistakaan olla. Jos ensin annan ajatuksen lentää ja koostan sitten yhteenvedon, jonka voimme jalostaa Himo Hankkisen kanssa ohjeen muotoon. Kuten kaikki tehokkaat aivoriihet, tämäkin vaatii motivaationauhan.” 

Villi kaivaa työpöytänsä laatikosta muusansa, suoraan 80-luvun lopulta, Walkman korvalappustereot ja mystisen, perinnöksi saadun c-kasetin. Edes Himo ei ole koskaan saanut selville, mitä c-kasetilla on, mutta hän on epäillyt sen sisältävän aikansa hittejä. Ehkäpä Villi on vauhdikkaina nuoruusvuosina fiilistellyt Guns n’ Rosesia tai Kirkaa. 

Villi pistää laput korville, painaa play-napin pohjaan, ottaa vihreän tussin käteensä ja on valmiina ajatusvirralle. Taululle alkaa muodostua sanoja: 

Tarvekartoitus, markkinavuoropuhelu, ennakkoilmoitus, selkeä kommunikaatio, budjetti, tavoitteen määrittely, suunnitelma, halu, tarve, potentiaalinen tarjoaja, markkinat, mahdollistaminen, loppukäyttäjä, menettelytavat, osallistaminen, työpaja, resurssirealiteetit, priorisointi, kuunteleminen, innovaatiot, osaamisten yhdistäminen, ennakkoluulottomuus, johdonmukaisuus. 

Villi painaa stop-nappia ja korkin kiinni tussista. Walkman löytää nopeasti tiensä laatikkoon odottamaan seuraavaa aivoriihtä. Villi tutkii tarkemmin luomaansa listaa ja päättelee, että tarvekartoitus ei kuitenkaan ole riittävän laaja käsite tähän yhteyteen. Organisaatiolla on tarpeita, jotka periytyvät organisaation tavoitteista ja joista muodostuu hankintoja, kuten ’kansalaispalvelun digitalisointi’. Toisaalta yksittäiseen hankintaan liittyy tarpeita, jotka eivät ole suoraan kuvattuja organisaation tarpeita. Näin voisi olla kansalaispalvelun digitalisoinnin yhteydessä vaikkapa käytettävyyden kehittäminen.  

Samaan aikaan on vielä huomioitava miten hankintatoimen työkalut auttavat organisaation tarpeiden täyttämisessä. Kaikkeen ei hankinnatkaan taivu. Mitä tulisi siis miettiä hankintakohtaisesti ja mitä organisaation tasolla. Villi raapii päätään, koska muistelee nimenomaan monesti kuulleen näiden olevan omia juttujaan, tai toimintaprosessejaan, kuten Himo sanoisi. 

”Tuntuu sekaiselta. Mistä löytyisi punainen lanka? Edessä kun on vain veteen piirrettyjä viivoja. Tätä täytyy nyt näyttää Himolle. Ajatukseni ovat kuin joogatiili pyöreässä reiässä.” Villi pohtii.  

Punaisen langan löytäminen

Seuraavana päivänä Villi selittää Himolle luomisprosessiaan ja havaitsemiaan ongelmakohtia. Himo nyökyttelee ja on Villin kanssa samaa mieltä. Ehkä hänkin on ajatellut asioita liikaa toisistaan irrallisina ja nyt olisi hyvä hetki luoda toimiva kokonaisuus. Pitäen kokonaisuudessa kuitenkin kunkin vaiheen omaleimaiset tunnuspiirteet ja tavoitteet esillä. 

Jos olisit kärpäsenä katossa välittämättä siitä mitä kukin sanoo, seuraavaksi tapahtuva näyttäisi samaan aikaan parisuhderiidalta ja piirtotaidottoman Kylli-tädin satuhetkeltä. Mutta kuten parisuhderiidat, kaikilla nyt vain on omat tapansa saada tulos aikaan.

Ajatusmalli hankinnan valmistelusta

Tuijottaessaan muodostunutta kaaviota Himo ja Villi ovat molemmat sisäisesti tyytyväisiä lopputuloksesta, mutta täydellinen siitä ei tullut. ”Ottaako tämä riittävästi huomioon vaikuttavuusperusteisten hankintojen lähtökohdat? Entä onko tarpeen tavoitteellistaminen oikeasti mahdollista, jos emme tiedä markkinoista mitään?” Villi jää pohtimaan.  

”Älä huoli Villi. Kuvaa ei kannata lukea otsapanta kireällä. Ei se ole täydellinen ja sitä tuleekin soveltaa, mutta ensimmäiseksi versioksi siinä on mukavaa raikkautta tähän aliarvostettuun teemaan. Se antaa raamitusta, mutta ne raamit kaulalla on paljon tilaa pyöritellä päätään. Mikä kuitenkin tärkeintä, kuvassa nousee esiin, että tarve ei ole sama kuin tavoite, eikä todellakaan sama kuin hankinnan kohde. Lisäksi hankinnan kohde ja erilaiset menettelytavat ovat tässä lopputulos, ei lähtökohta.” Himo tiivistää kuvan ytimekkäästi. 

”Mutta jos tarvetta ei voi tavoitteellistaa, on tarjoajienkin vaikeaa ottaa kantaa miten heidän nykyiset tai tulevat palvelut ja tuotteet hankintayksikölle. Lopulta on siis hankintayksikön viisautta olla valmistelussa aluksi riittävän avoin, mutta tarpeeksi tavoitteellinen, käydä ennakkoluulottomia keskusteluja markkinatoimijoiden kanssa ja vasta lopuksi määritellä mikä tapa auttaisi hankintayksikköä parhaiten saavuttamaan tavoitteet.” Villi miettii. 

Hankkisopit momentista:

  • Hankintojen tulisi ensisijaisesti perustua organisaation tavoitteisiin ja niistä johdettuihin tarpeisiin.
  • Havaitun tarpeen tavoitteellistaminen on tärkeää erityisesti keskusteluissa markkinatoimijoiden kanssa. Mihin tavoitteisiin hankintayksikkö hankinnallaan pyrkii?
  • Hankinnan kohteen rajaaminen liian aikaisessa vaiheessa johtaa usein etukäteen määriteltyyn ratkaisumalliin. Ehkä markkinoilla olisi parempiakin tapoja?

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *