Momentti 9: Kilpailutus kannattaa, kun tarve on muistettu varmistaa

Kun kiire koittaa, se saattaa tulla syliin kuin kuppi kuumaa kahvia. Täysin yllättäen. Hetken se polttelee ja jälki jää niin mieleen kuin housuihinkin. Niin kiire saapui Ruhtinaskuntaankin rauhallisen kesän jälkeen. Vaikka kukaan ei pyytänyt, saati toivonut, sai myös Villi Vaikuttaja eteensä oman kilpailutuksen, joka oli tietenkin nopeasti saatava hoidettua. Aikaisemmin kilpailutuksissa Villiä on tukenut Himo Hankkinen, mutta nyt häntä ei näy missään. Villin syke alkaa nousta. Himo kun on vakaa kuin tammi ja tietää aina vastaukset! Kaikilla muillakin vaikuttaa olevan kädet täynnä töitä, joten Villi päättää hoitaa hankinnan itse. Hyvin suunniteltuhan oli kuitenkin puoliksi tehty.

Villin edessä on Ruhtinaskunnan alueiden yhteinen toivomus saada aikaan kansalaisille mobiilisovellus, joka helpottaa liikkumista Ruhtinaskunnan alueella. Vaikka infra alkaakin rakentumaan ja yritystoiminta on virkeää, jotain silti tuntuisi puuttuvan. Puutetta on liikkeellä laajemminkin, koska lukuisista puhelinsoitoista ja sähköposteista huolimatta, Villi ei tunnu mistään löytyvän tahoa, josta kysyä lisätietoa soveltuvasta ratkaisusta.  Edes maailmankaikkeus ei vastaa Villin tähtitaivaalle suunnattuun huutoon. Ihan kuin kukaan ei edes haluaisi tätä sovellusta, mutta niin se tässä pöydällä kuitenkin on hankittavaksi tahdottuna. Ei sitä sitten oltukaan suunniteltu.

Kun lopputulema on tähän kuvattu, onhan tämä hankittavissa Villi huokaa päätään ja papereita raapien. Onhan sen oltava niin, että hankintatarpeen tullen minuun voi luottaa kuin kiveen. Fenix-linnun lailla nousen tästä tunteiden alhosta uuteen kukoistukseen näyttäen mistä Villi Vaikuttaja on tehty. Määrätietoisesti ja uskaltaen! Villi julistaa mahtipontisesti seisoen oman huoneensa työpöydällä. Vain kamerat puuttuvat ja kohtaus saippuasarjan monologiin olisi ollut purkitettu yhdellä otolla.

Siltä seisomalta Villi alkaa luonnostelemaan tarjouspyyntöä. Hän muistaa Himon aina korostaneen tarjouspyynnön selkeyttä, yksiselitteisyyttä ja tasapuolisuutta. Tarjouspyynnön tekemiseen menee hankintayksiköltä aikaa, mutta se ei tarkoita, että potentiaalisten tarjoajien aikaa tulisi käyttää tarjousvaiheessa yhtään enempää kuin tarpeen. Tarjoamisen helppous varmistetaan olemalla selkeä ja yksiselitteinen sekä valitsemalla keinot tilanteen mukaan. Villi päättää olla pitämättä konkreettisia markkinavuoropuheluita, kun olihan tässä kiirekin. Aikaa tosin voisi olla tarjouspyyntöluonnoksen lähettämiseen potentiaalisille tarjoajille.

Kun tarjouspyyntö alkaa olemaan riittävän hyvä kommentointia varten, Villi lukee vielä hengentuotoksensa.

Hankinnan taustat ja tavoite – tuossa,
sovellus eli hankinnan kohde – ei tosiaan rämmitä suossa!
Tarjoajien vähimmäisvaatimukset  – kunnossa ovat,
tarjousten jättämistapa, vertailu ja sisältö – sivulla 5 ja oikein somat!
Lisäkysymyksille on määritelty hyvin aikaa,
sopimusluonnoksen lukemisen jälkeen kommentit raikaa!”  hyräilee Villi itsekseen.

Kaikkein ylpein hän on kuitenkin keksimästään kohdasta, jossa hän on kuvannut kuinka sovellus tullaan ottamaan käyttöön ja mitä liikkumiskeinoja sovelluksen tulee tarjota Ruhtinaskunnan kansalaisten käytettäväksi. Kaikki tämä kompaktissa koossa. Villi nimittäin muisti toisenkin Himon opetuksen. Miksi listata kuukausikaupalla kaikkia sovelluksen ominaisuuksia, jos voi määritellä tavoitteen ja tarvittavat tulokset ja tuotokset. Enää tarvitsee vain painaa “Lähetä” ja pian saapuu joukko kommentteja Villin valitsemilta seitsemältä potentiaaliselta tarjoajalta. Kommentteja odotellessa Villi aikoo rakentaa tarjousten vertailuexcelit ja päätöspohjat. Tekemisen välillä on myös meditoitava. Kiire saa Villin olon levottomaksi.

Viikon päästä Villin ja Himon työhuoneen oveen koputetaan. Sisään astuu lyhyt, suoraselkäinen ja silmälasiensa takaa kirkassilmäinen ja silmiinpistävän täydellisesti huoliteltu hahmo. Pukeutuminen ei noudata perinteistä pukutyyliä, pikemminkin rennompaa lähestymistapaa, mutta se on silti, tai ehkä juuri siksi, huomiota herättävä.
“Hei Juri”. Sanoo Himo iloisesti tervehtien. “Miten voimme laillisuusjohtajaamme auttaa?”
Huoneeseen astelee Juri Tuomio, Ruhtinaskunnan kirjaviisaiden ylin johtaja, jonka ansioluettelosta ei juuri mitään puutu, paitsi rikostuomiot, jollei lasketa hänen tuomarina jakamiaan rikostuomioita. Huhut myös kertovat, että juuri Juri olisi ollut perustamassa Markkinaoikeutta.

“Hyvää aamupäivää arvon hankintaystävät. Jos nyt menen suoraan asiaan, voisitte alkuun hahmottaa erästä tällä viikolla minulle kovin mysteeristä, ellen sanoisi mielenkiintoistakin, arvoitusta. Katsokaas. Olen saanut sähköposteja yrityksiltä, jotka kommentoivat meidän tarjouspyyntöämme nimeltä, odottakaas, “Tarjouspyyntö ruhtinaskunnan kansalaisten käyttöön tulevasta liikkumista helpottavasta mobiilisovelluksesta palveluineen”. Juri sanoo.
Villin valtaa punehtuminen ja halu vajota pöydän alle.
“No niin, verraten teidän päivän värejänne, vaikuttaa kovasti siltä, että Villi tietää tästä enemmän. Kovin montaa vaihtoehtoa ei enää ollutkaan, koska muilta olen jo tästä kysynytkin.” Juri jatkaa.
“Oi anteeksi, en tainnut muistaa kertoa, että laitoin sinut niiden viestien vastaanottajaksi. No mutta kerro jo, mitä vastauksia me saimme? Minulla alkaakin jo olla viimeistellyt materiaalit valmiina, odottaen vain tarjoajien kommenttien pohjalta tehtävää hienosäätöä” Villi sanoo.
“Sitä sattuu ja kun sattuu niin se opettaa. Lähinnä tässä voisi lausua kaksi sanaa hyvästä työstä: uusiksi meni.” Juri sanoo.
“Mitä!! Mikä nyt oli ongelmana? Kaiken piti olla jupiterin kiertoa myöden hallinnassa.” Villi sanoo valahtaen lohenpunaisesta pakastesein väriseksi.
“No, ehkä olin hieman dramaattinen. Katsokaas. Jos itse tarjouspyyntöä mietin, sinänsä yksiselitteistä kilpailutuksen nimeä voisi vielä hieman miettiä, mutta vaikka tällä tarjouspyynnöllä oli kieltämättä hetkensä, tarjoajat aika yksiselitteisesti totesivat, ettemme tule saamaan yhtään tarjousta. Ongelma on nimittäin siinä, että hankinnan kohteena on mobiilisovellus, mutta samaan aikaan tarjoajilla pitäisi olla omistuksessaan, jos jonkinlaisia kulkuvälineitä.” Juri Tuomio sanoo.

Villi selaa tarjouspyyntöä ja mumisee itsekseen. Sanat kuulostaisivat kirosanoilta, jos joku olisi joskus Villin kuullut kiroilevan, mutta ennen kuin Villi saa oikeasti mitään sanottua, Juri jatkaa.

“Tiedän kyllä Villi, ettet ollut ajatellut sellaista vaatimusta sinne kirjoittaa, mutta niin välillä ne pilkun paikat ja sanamuodot muuttavat lauseen merkitystä. Onneksemme tällä ei nyt ole merkitystä sillä kuten osa potentiaalisista tarjoajistakin kirjoitti, me emme itse asiassa tarvitse tätä koko tarjouspyyntöä.”

Himo seuraa keskustelua työpisteeltään aavistuksen jännittyneenä, tietämättä oikeastaan mistä alun perin oli kysymys, missä nyt ollaan menossa ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Hän päättää olla puuttumatta keskusteluun. Himo ei oikein osaa enää suhtautua Villin olotilaan, joka edellisen Jurin yllättävän kommentin jälkeen muistuttaa katatonista hedelmäpeliä. Monta asiaa pyörii ympärillä eikä silti mitään tapahdu.

“Miettikääs. Miksi tarjoaisimme kansalaisillemme ydintoimintamme ulkopuolista sovellusta, joka löytyy markkinoilta tai jolle on selvä kysyntä ja yrityksillä halu vastata kysyntään? Julkinen hallinto mahdollistaa liiketoimintaa, mutta ei herraisä osta kaikkea palveluna!” Juri lausuu mahtipontisesti. ”Kuka tätä palvelua muuten halusi kilpailuttaa?”, Juri jatkaa vedettyään henkeä.
Villikin rauhoittuu, kun tilanteeseen alkaa muodostumaan selkeyttä.
“Sitä minäkin hieman ihmettelin, mutta kun se meidän hankintasuunnitelmaan oli tullut, sitä lähdettiin kilpailuttamaan. Tai siis minä lähdin kilpailuttamaan, kun muilla tuntui olevan kovin kiire. Kyselin kyllä joka puolelta, mutta ei tälle oikein tuntunut omistajaa löytyvän, mutta yleisesti tätä kyllä tahdottiin.”
Nyt Himokin uskaltaa ottaa osaa keskusteluun.
“Tahtominen ei ole sama kuin tarvitseminen. Vaikuttaa siis siltä, että meidän täytyy saada hieman selkeyttä toimintaamme. Meillä on jo kehityslistalla hankintasuunnitelman kehittäminen ja kuten äsken opimme, hyvästä syystä. Nähdäkseni meidän tulee myös selkeyttää sitä, miten toimimme kilpailutuksissa riippumatta siitä kuka hankintaa vie eteenpäin.” Himo sanoo.

Juri Tuomio nousee ylös tuolistaan ja lähtee kävelemään kohti ovea.

“Oli se hyvä, ettei tämä johtanut tämän pidemmälle. Hienoa, että otatte asiat korjattavaksi. Kunhan vielä muistatte sen otsikoinnin, ja olisi ollut myös suositeltavaa antaa laajemmalle toimittajajoukolle mahdollisuus kommentoida. Mutta Villi, se käyttöönottosuunnitelman idea oli kerrassaan hieno. Sait siitä kiitosta tarjoajiltakin. Se yhdistettynä tarjoajan näkökulmaan käyttöönotosta….siinäpä olisi ollut timanttinen yhdistelmä. Mikä menestystarina siitä olisikaan syntynyt. Miettikääs.”

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *