Online markkinavuoropuhelu hankintojen valmistelun työkalupakkiin

Markkinavuoropuhelu on yksi vähiten kehitystä osakseen saaneista julkisten hankintojen työkaluista. Harmillista tämä on erityisesti siksi koska hankintojen valmistelussa markkinavuoropuhelun järkevällä käytöllä voidaan olennaisesti vaikuttaa muun muassa tarjousten laatuun ja määrään.

Tyypillisesti markkinavuoropuhelu on kirjallinen vuoropuhelu kysymyksiä ja vastauksia, tarjouspyyntöluonnosten kommentointia tai yksittäisiä tapaamisia eri tarjoajien kanssa. Näissä kaikissa on pitkälti sama ongelma: vuoropuhelua käydään pistemäisesti. Markkinavuoropuhelu toteutetaan myös toisinaan liian myöhään. Kun aika olisi keskusteluyhteydelle otollinen, markkinavuoropuhelu saattaa jo päättyä.

Tästä problematiikasta Hankkinen lähti yhdessä Vaikuttavat Hankinnat Oy:n (Impakt) ja PTCServices Oy:n kanssa edistämään merkityksellisempää markkinavuoropuhelua Innovation Broker SOTE-pilotissa vuoden 2022 alussa. Pilottia toteutettiin yhdessä TAYS kehitysyhtiön ja Tuomi Logistiikan kanssa. Uutta lähestymistapaa markkinavuoropuhelusta pilotointiin gastroenterologisten tarvikkeiden hankinnassa. Pilotti oli osa KEINO osaamiskeskuksen toimintaa ja Innovation Broker toiminnan käynnistäminen myös yksi Hankinta-Suomi -ohjelman tavoitteista.

Pilotin aikana toteutimme yhtenä toimenpiteenä muiden joukossa verkossa tapahtuneen Online markkinavuoropuhelun, johon osallistuivat hankinta-asiantuntijoiden ja potentiaalisten tarjoajien lisäksi myös kliinikot eli tarvikkeiden käyttäjät. Markkinavuoropuhelun merkittävin muutos ”normaaliin” oli yli kuukauden mittainen vuoropuhelu, jossa osallistujat pystyivät ottamaan osaa keskusteluun haluamanaan ajanhetkenä ja osittain myös vaikuttaa keskusteltaviin aihepiireihin. Keskustelu oli vaiheistettu ja osin teemoitettu, mutta lähtökohtaisesti kaikilla oli mahdollisuus kysyä kysymyksiä, vastata niihin tai esittää huomioita tulevasta hankinnasta. Aluksi kaikki keskustelu oli kaikkien nähtävillä, mutta myöhemmässä vaiheessa tarjoajilla oli mahdollisuus käydä myös kahdenvälisiä keskusteluja hankintayksikön edustajien kanssa. Teknisesti markkinavuoropuhelu toteutettiin Viima -sovelluksen avulla.

Mitä tästä kokeilusta opimme ja mihin se käytännössä johti?

  • Luonteva keskustelu ottaa aikansa käynnistyäkseen.
    • Jotta keskustelusta on hyötyä, se vaatii sitoutumista ja osallistumista kaikilta osapuolilta. Vain osa ilmoittautuneista tarjoajista (n. 25% henkilöistä) käytännössä osallistui keskusteluun.
    • Ennen keskustelun aloittamista tulee huolehtia tavoitteiden asettamisesta ja hyvästä taustamateriaalista potentiaalisille tarjoajille.
    • Hiljaisuudessa on otollista hetki miettiä, mutta pidemmän päälle se on huono vuorovaikutuskeino. Keskustelu ei aina jatku itsestään tai etenee toivottuun suuntaan, joten tavoitteisiin pääsemiseksi keskustelua on johdettava siten, että myös avoimelle keskustelulle annetaan tilaa.
  • Markkinavuoropuhelussa tavoitteen ja muutoksen tunnistaminen tärkeää
    • Perinteinen tarvikehankinta ei ollut enää asiakkaalle paras mahdollinen ratkaisu. Ajatus mahdolliseen palvelumalliin siirtymisestä ei ollut kaikille tarjoajille toivottu mikä näkyi keskustelussa. Hankintatavan olennaisesti muuttuessa aikaisemmasta, keskustelua on hyvä käydä eri tavoin, kuin tavanomaisemmassa uudelleenkilpailutustilanteessa.
  • Yritysten yhteiskehittäminen voi olla aluksi hankala järjestää.
    • Brokerin, hankintayksikön ja yritysten välistä luottamuspääomaa voisi kasvattaa mm. yrityskohtaisten palvelumuotoilutyöpajojen kautta, jolloin yritykset voisivat luottamuksellisesti avata omien tuotteidensa ja palveluidensa kehittämis- ja yhteiskehittämismahdollisuuksia ja -ambitioita. Tällainen malli voisi tulla kysymykseen, jos valmistelussa ollaan liikkeellä riittävän varhaisessa vaiheessa.
  • Yhteiskeskusteluja vai kahdenvälisiä keskusteluja? Se vähän riippuu tilanteesta.
    • Pelkkien kahdenkeskisten keskustelujen käyminen ei edesauta parhaalla mahdollisella tavalla uusien palveluinnovaatioiden muodostumista.
    • Pelkissä yhteiskeskusteluissa ei taas päästä käsittelemään kaikkia niitä tekijöitä, jotka ovat sekä hankintayksikön että yritysten kiinnostuksen kohteena.
  • Toimialan luonne ja tarjoajien toimintaperiaatteet tulee tuntea ja selvittää ennakkoon
    • Markkinat saattavat toimia tavalla, joka osaltaan vaikuttaa esimerkiksi ulkomaalaisten toimijoiden mahdollisuuksiin osallistua (päämiesten asettamat myyntirajoitukset).
    • Oikeiden keskustelukumppanien löytäminen ja heidän toimintatapojensa ymmärtäminen on tärkeää keskusteluyhteyden luomiseksi. Myös hankintayksikön kannattaa nähdä tässä vaivaa, koska vaiva palkitaan ymmärtävämpänä ja tuotteliaampana keskusteluna ja siten parempana tarjouspyyntönä ja tarjouksina.
  • Tarjolla oli sekä kiitosta että kritiikkiä
    • Uudenlaista markkinavuoropuhelun ja keskustelun muotoa kiiteltiin tervetulleena ja hyödyllisenä koska se mahdollistaa pitkäjänteisemmän keskustelun ja osallistumisen haluamanaan ajanhetkenä. Samalla mallia kritisoitiin, koska ensimmäisessä vaiheessa osa toimijoista koki keskustelun mahdottomana liikesalaisuuksiin vedoten, tai he olisivat toivoneet jo alkuvaiheessa tarkempaa hankinnan kohteen kuvausta.

 Tulokset tiivistäen:

  1. Markkinavuoropuhelu muokkasi ja vahvisti hankintayksikön näkemyksiä siitä, miten mahdollinen palvelumalli tarvikehankinnassa olisi mahdollista kilpailuttaa.
  2. Tarjoajat joilla oli mahdollista tarjota asiakkaalle laajempaa palvelumallia, olivat aktiivisia myös myöhemmin kahdenkeskisissä keskusteluissa. Online markkinavuoropuhelu taustoitti ja syvensi tarjoajien näkemystä tulevista tavoitteista ja tarpeista mikä osaltaan mahdollistaa parhaiden ratkaisujen löytymisen.
  3. Markkinavuoropuhelun ennakkoluulottomalla hyödyntämisellä voidaan saavuttaa merkittävä osa tavoitteista, joita julkisessa keskustelussa ja hankintastrategioissa on mm. hankintojen innovatiivisuudelle asetettu.
  4. Kaikki työkalut eivät sovi joka tilanteeseen, mutta Online markkinavuoropuhelussa on ehdottomasti aineksia vakiotyökaluksi julkisiin hankintoihin. Arvioidessa Online markkinavuoropuhelun soveltuvuutta hankintaan, tulee erityisesti arvioida käytettävissä olevaa aikaa ja markkinatoimijoiden roolia hankintakokonaisuudessa sekä markkinoiden toimintaperiaatteita.

Mikäli asia kiinnostaa enemmän ja mietit miten Innovation Broker voisi auttaa organisaatiosi hankinnoissa, ilmoittaudu aamukahvitilaisuuteen 19.5. klo 8.30 (www.impakt.fi/aamukahvi) tai ole yhteydessä tuomo.vuorinen@hankkinen.fi. Lisäksi jos mielessäsi on jo oiva innovatiivisuutta etsivä hankinta-aihio, vielä on muutama päivä lähteä mukaan Keino osaamiskeskuksen Innovation Broker -asiakashakuun (30.4.2022 asti).

#Julkinenhankinta #markkinavuoropuhelu #hankintasuunnitelma #innovatiivisuus #innovationbroker

Lisätietoa:

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.